Arrangere sommercup

Dette notatet er ment som hjelp til KOKs løpere som skal arrangere Sommercup. Her beskriver jeg arbeidsoppgavene til den som er løypelegger og løpsleder. Arbeidsoppgavene til tidtaker finner du i eTiming til sommercup.

Arbeidsoppgaver

1. #Minst 2 uker før løpet
   1. #Kart og arena
2. #Minst 2 dager før løpet
   1. #Sjekke poster og koder
   2. #Gjør ferdig løyper
   3. Skriv PM
3. #Senest dagen før løpet
   1. #Henge ut poster og sjekke postplasseringer
   2. #Justere løyper og sende over løypefiler
   3. #Lage Livelox
4. #Senest samme dag som løpet
   1. #Skrive ut løyper
   2. Hent utstyr til løpet
   3. #Merking fra parkering og til start
   4. Start
5. #Etter løpet
   1. #Hente inn poster og lever tilbake

Minst 2 uker før løpet

Følgende arbeidsoppgaver må senest gjennomføres 14 dager før løpet.

Kart og arena

• Velge passende kart for løpet i samråd med ansvarlig for sommercup (Sandy Hott)
• Velge arena. Husk at du må ha lov til å bruke arenaen, og at det er greie parkeringsmuligheter.
• Hvis KOK eier kartet så kontakter du kartansvarlig i KOK (Fred-Arne Sivertsen) for å få tilsendt kartet, ellers må du ta kontakt med klubben som eier kartet.
• Spør VDG-ansvarlig (Tor Åmdal) om det er OK at du bruker kartet og arenaen.

Minst 2 dager før løpet

Sjekke poster og koder

• Sjekk at du har alle postenhetene du trenger på klubbhuset. Oversikten med koder ble oppdatert 3.7.2024.
• Husk å sjekke at du har nullbukk (0) og målbukk (249). Målbukken bør du gi til tidtaker.
• Dersom det er første løp for sesongen så bør du teste alle postenhetene ved å nulle ei brikke og legge på alle postenhetene. Skriv ut strekktider med MTR4-maskinen og sjekk hvilke postenheter som mangler stempling.

Gjør ferdig løyper

• Legg løypene i Purple Pen. Les hva som står i informasjonen om løypene og og informasjon om krav til løypefila i Purple Pen.
• Husk å bruke riktige postkoder.

Skriv PM

• Skriv PM med riktige løypelengder, avstand til start og parkering
• Det er ofte lurt med et lite kartutsnitt som viser parkering, start og arena hvis dette ikke er helt åpenlyst.
• Legg ut PM på Eventor eller kontakt Sandy Hott for hjelp.

Senest dagen før løpet

Henge ut poster og sjekke postplasseringer

Du bør henge ut så mange poster som mulig dagen før løpet. Postuthenging tar tid, selv om du bruker hengende EKT og små postskjermer. Jeg ville i hvert fall beregnet 4 timer til å hente utstyr, organisere uthengingen og henge ut postene til et løp.

Justere løyper og sende over løypefiler

• Juster løypene ut fra hvilke tilpasninger du måtte gjøre under postutsettingen.
• Husk riktig postbeskrivelse på postene.
• I Purple Pen må du eksportere .xml fil med Fil → Lag IOF XML-fil. Velg IOF XML 3.0 som filtype i Lagre som-dialogboksen som hopper opp. Send denne fila til tidtakeren.

Lage Livelox

• Sjekk at du har fått tilgang til å redigere arrangementet i Livelox. Hvis du mangler tilgang så kontakter du Sandy Hott.
• Bruk Liveloxguiden som hjelp til å legge inn kart og løyper i Livelox.

Senest samme dag som løpet

Skrive ut løyper

Finn ut hvor mange som er påmeldt løpet. Jeg anbefaler at du skriver ut til det påmeldte antallet deltagere pluss følgende ekstrakart:

• 3 A-lang
• 5 A-kort
• 4 C
• 5 N

Hvis du ikke kan vente til påmeldingsfristen er gått ut så sjekker du antall deltakere i løypene på forrige løp og legger til passelig mange ekstra.

Les Printe på klubbhuset for mer informasjon om printeren på Presteheia klubbhus.

Hente utstyr til løpet og arena

• Merkebånd for merking til arena og start
• Utstyr til starten:
  • Kartplast
  • Bokser til løypene (ikke nødvendig, men praktisk)
  • Nullbukk (0)
• Utskrifter:
  • Kart til løpere
  • Kart med alle poster til postutsetter og til tidtaker
  • Utskrift av starterliste (tidtaker har ansvaret for dette)
  • Utskrift av PM
• Førstehjelpsutstyr
• Teip og skrivesaker er også alltid nyttig!

Merking fra parkering og til start

• Heng ut merkebånd fra parkering til arena (hvis det ikke er åpenlyst hvor deltakerne skal gå)
• Heng ut merkebånd fra arena til start (hvis start ikke er i direkte tilknytning til arena)

Start

• Husk nullbukk og starterliste
• Legg kart i plast og legg dem gjerne i ulike bokser slik at det er lett å finne fram
• Det er lurt å merke noen meter med køsystem slik at ikke alle lurer på hvem som er nestemann som skal starte.
• Startintervall er ikke så farlig i sommercup – sørg for at folk kommer seg ut i skauen
• Kryss av på starterlista hvem som starter. Du trenger ikke skrive opp etteranmeldte.

Etter løpet

Hente inn poster og lever tilbake

• Hent inn postene. Alle poster som kan bli stjelt bør tas inn samme dag. Andre poster kan tas inn innen et par dager.
• Rengjør postene hvis de er blitt skitne og heng postflaggene til tørk dersom de er våte.
• Lever tilbake utstyret på klubbhuset senest torsdag kveld, slik at neste ukes arrangør finner det

Oversikt over postenheter

Denne oversikten ble oppdatert 3.7.2024.

Hengende postenheter
77
79
90
91
92
97
101
103
105
106
144
145

På bukk
52
55
56
61
62
81
82
87
100 (Bruk denne som siste post i løypa)
249 (Bruk denne som målpost)

Ressurser

• Enkle o-løp fra NOF